近年来，连锁餐饮品牌正面临着前所未有的挑战与机遇。作为云南菜的领跑者，云海肴已在国内外拥有160多家直营店，覆盖国内30多个核心商圈，并在海外设有6家门店，其门店数量和城市覆盖率远超同行业其他品牌。在规模化扩张同时，云海肴更注重与领先数字化厂商携手，共同探索和实践财务数字化转型的路径，实现业财流程优化、管理效率提升以及成本有效控制。
归档是企业财务数字化转型的“最后一公里”，也是业财数据反哺业务经营发展的重要一步。因此，云海肴积极推动并选择了领先的单套制电子会计档案平台——合思档案，彻底改变了传统纸质档案管理模式，大幅了提高总部与门店的业财融合效率，同时也带来了显著的运营效益，为整个连锁餐饮行业提供了宝贵的经验和借鉴。
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纸质档案管理的三大难题
对于大多数传统企业而言，纸质档案管理仍然是日常运营中不可或缺的一部分，尤其是在连锁餐饮行业，这种管理方式的弊端愈发凸显。云海肴在全国有数百家直营门店，其日常运营中产生了海量的纸质档案。这些档案不仅需要耗费大量的纸张、耗材和存储空间，还面临着查找效率低、安全性不足以及资源浪费严重等问题。
难题一：纸质档案管理成本高，资源浪费严重
据统计，公司每年的凭证数65000+张、年发票数26000+张、年回单数13000+张，这些文件通常需要打印后归档，不仅消耗了大量的纸张和耗材，还增加了打印设备的维护成本。
难题二：档案存储成本高，安全性与可持续性不足
大量的纸质档案存储需要耗费大量的档案盒、档案柜以及专门的存储空间，导致仓储成本居高不下。同时，纸质档案的长期保存容易受到环境因素（如潮湿、火灾等）的影响，存在丢失、损毁的风险。此外，电子源文件未能得到有效保存和管理，进一步增加了数据安全性和可持续性的隐患。
难题三：纸质档案查找效率低，资源利用率不足
海量的纸质档案在需要查询时，完全依赖人工查找，不仅耗时耗力，还容易出现遗漏或错误。此外，纸质档案的分散存储和缺乏系统性管理，使得档案资源无法得到有效利用，严重影响了财务和运营部门的工作效率。
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拥抱数字化，全量无纸化管理
疫情期间，餐饮行业遭受重创。为了破局进入新零售行业，云海肴通过引入合思开启财务数字化，以提升数字化管理能力以及实现降本增效目标。而在档案管理变革上，云海肴顺势引入了合思档案系统，实现全面的无纸化、数字化的档案全流程闭环管理。
• 全量无纸化管理，降本增效
通过合思档案，云海肴成功实现了记账凭证、收支回单、电子发票等财务文件的全量无纸化管理。系统将各类财务数据电子化归档，线下仅保留必要的纸质发票及其粘贴单，大幅减少了纸张和耗材的使用。
• 多维检索与可视化，提升档案利用效率
合思档案为云海肴提供了强大的多维检索功能，支持根据时间、类型、金额等多种条件快速定位所需档案，满足了财务、运营等多场景的查询需求。同时，系统内的档案数据支持可视化查看，关键信息一目了然，彻底改变了传统人工查找的低效模式。
• 数据共享与一站式查阅，实现无缝协同
合思档案系统支持多维度、多视角、多渠道的档案调阅，用户可以在系统内查看完整的档案证据链，确保数据的完整性和可追溯性。同时，系统外支持单点跳转查阅和业务系统穿透调阅，实现了跨平台、跨系统的数据无缝共享。
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显著降本增效，年省30万元
在合思档案加持下，云海肴的财务档案管理实现了全生命周期的数字化管理，每一个环节都实现了全程可控和可追溯。这种精细化的管理方式既确保了档案的完整性和安全性，还显著降低了财务管控风险，有效避免档案丢失、损毁或滥用等问题，为企业的财务合规和风险控制提供了坚实保障。
显著降本，无纸化年省30万
电子档案系统显著降低了打印和存储成本，减少了对物理空间的依赖，同时提升了财务数据的整理和调用效率。通过无纸化管理，云海肴每年节省超30万元，不仅实现了降本增效，还支持了绿色可持续发展，为企业数字化转型树立了标杆。
业财融合达成80%，财务提效90%
基于合思档案“弹性敏捷、广泛链接”的产品能力，打破了系统间的数据孤岛，显著提升了档案调阅的便捷性和协同效率，为财务、运营等多部门提供了高效、统一的数据支持，推动企业数字化转型。通过业财融合，云海肴的部门协作效率提升80%，财务处理效率提高90%，大幅减少人工整理、装订等工作量，降低劳动密集度和管理成本，为企业降本增效和可持续发展注入新动力。
未来，合思将持续携手深化数字化转型，探索更多创新管理模式，为行业树立绿色高效运营的标杆，助力企业在激烈的市场竞争中持续领先，挖出更多净利润。
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