OA办公系统选购,千万别犯这些错

互联网
2020
11/25
17:30
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对OA办公系统来说,这个东西买回来不是给自己一个人用,而是企业上上下下的全部领导和员工使用,一旦选型失误,会造成很严重的后果。所以选型者总是小心翼翼,希望不要犯错才好。那么在OA办公系统的选型过程中,企业容易犯哪些错误呢?

1、目的不明确

为什么要购买OA办公系统,通过OA办公系统解决什么问题,这是选型者在采购前必须要搞清楚的问题。当然,你不能说:因为总经理要选一个OA办公系统,要用OA办公系统实现办公自动化,提高办公效率。这样的目的太宽泛了,跟没有目的一样。

目的应该是明确的、具体的、有针对性的,最好可以量化。只有确定了目的,才能抓大放小,找到适合自己的系统,因为每个系统都有自己的特点,最关键的是找到一个系统优势和自己目的相匹配的系统。没有目的,也就无从选择。

2、没有计划

有很多企业想采购OA办公系统,却没有一个详细的计划,包括项目预算、选型标准、进度安排、完成时间、参与人员、组织方式等等,因此只能在实际采购中想到哪、做到哪,结果总是断断续续、拖拖拉拉,产生很多重复工作,导致工作效率低下,浪费很多企业资源。

可能有的人会说,自己不会做这个计划,其实没关系。一方面,网络上有很多类似的管理软件采购计划可以参考;另一方面,即使计划有问题,也可以在执行中修正计划,这也比没有计划强一百倍。

3、过分依赖项目开发

有的企业觉得自己的需求很特殊,或者自己的规模很大,就倾向于以项目开发的方式,来实施OA办公系统。其实,目前优秀的OA办公系统功能已经非常强大,而且非常灵活,企业的绝大部分需求都可以满足,完全可以在成熟产品的基础上做适量的定制开发,这样可以大

大降低项目的实施风险和成本。否则,很容易陷入漫长的开发和修改中,导致项目迟迟不能结案,而且耗费大量的资金和时间成本,这是一件很痛苦的事情。

4、首选熟悉的厂商

企业在多年信息化建设的过程中,会接触到很多行业的大品牌,或者本地的供应商,因为跟他们比较熟悉,觉得沟通方便,所以希望OA办公系统也由他们提供。

岂不知,OA办公系统的专业性已经变得非常强,不是那么容易开发或模仿出来的。正所谓“术业有专攻”,如果OA办公系统不是该厂商的主业,那么该系统的成熟性、稳定性、安全性、开放性、经济性都很难保证,很容易造成烂尾项目。即使该厂商的技术能力很强,也很难(基本上是不可能的)达到专业OA办公系统的水平,所以选“熟”不如选“专”。

5、轻信方案

企业在选购OA办公系统时,会向厂商索取产品白皮书、解决方案或PPT之类的介绍资料,以便全面的了解产品。这件事本身没有错,但如果你完全相信这些方案,那么就可能犯下大错。这是因为,方案书是厂商精心编辑、润色出来的,它只是一种“广告”,描述的是一种“完美”的系统和应用,性能强大,无所不能。但实际上,这些方案书中的很多内容都是理想化的,要么无法实现,要么需要极高的成本才能实现。

因此,看方案需要理性,别被表面的漂亮所迷惑,而要认清其中的浮夸、牵强和务虚。如果一个方案通篇大谈什么管理理念或理论,却对自己的产品简要略过,那就更要小心。

6、不充分对比试用

不要完全相信方案,那么相信什么呢?产品。只有认真的研究、测试产品,才是了解一个产品最有效、最直接的办法。俗话说:不怕不识货,就怕货比货。即使你以前对OA办公系统完全不了解,通过对几个系统的对比试用,也会发现细节上的差别,知道哪个更好用,哪个更适合自己。同时,选型者必须带着目的和问题去试用,这样才有针对性,才能和自己的需求相匹配。可能有的系统看起来不错,却并不适合自己。

7、忽视系统的关键性能

很多人只重视OA办公系统的功能是否满足需要,却对系统的性能非常忽略,导致系统使用后才发现很多问题,但为时已晚。

什么是性能呢?主要包括安全性、易用性、开放性、智能性等。市场上有一些低端的OA系统,看起来功能齐全,但实际上性能很差,根本不能长期使用。

以华天动力OA办公系统为例,它具有企业级的安全保障体系,基本功能可以做到免培训就能直接上手操作,可以提供完全开放的自定义开发平台,可以提供智能化的统计报表工具,这些特性都是低端OA所不具备的,却又是企业非常需要的。

8、对后期成本估计不足

OA办公系统不是一次性投资,而是一个持续的投资过程,除非你采购系统后,对系统不做任何的改动,也不需要任何服务。对某些企业来说,系统使用的后期成本都可能会超过采购成本,这都是正常现象。会有哪些后期成本呢?主要是实施的成本、二次开发的成本、增加用户账号的成本,以及正常服务的成本。中国企业交纳服务费的意识非常淡薄,因此主要成本还是集中在前几项。

对选型者来说,必须清楚的了解这几项成本的构成,以及收费方式,提前做好预案和准备,否则当后期厂商提出收费的时候,就会非常被动。

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