项目管理通常涉及人、财、物的调配和管理。项目管理流程十分复杂,仅靠人工管理往往难以管理好。因此,选择一个有效的工具来管理整个项目很有必要。目前,市面上的项目管理软件繁多冗杂,良莠不齐,企业需根据自身情况选择项目管理工具,以提高效率,赢得市场竞争。
如果项目的复杂程度永远不超出项目经理或项目团队的经验水平和记忆容量,只靠他们的人工管理也能在项目发生事情时识别因果关系并追溯问题的源头。
但问题是,几乎所有与业务相关的项目其复杂程度,都能轻易超出项目经理或项目团队的经验水平和记忆容量限度,只是团队不自知而已。
所以才会有不少团队用了错误的准则来选择管理工具,导致工具不能在项目信息上及问题溯源上弥补团队的不足。 因此,在选择项目管理软件时,企业应从多方面考虑,确保选择到合适的项目管理工具。
选择项目管理工具需要考虑什么?
目前市面上的项目管理工具五花八门,哪种工具最容易使用?哪些功能是项目管理必备的?
8Manage根据十多年市场实践,认为项目经理或项目团队在选择项目管理工具时,必须重视以下两点:
——向项目团队提供正确的信息
——项目数据完整性保护
1、项目管理工具须向团队提供正确的信息
项目经理必须知道如何选择适当的项目成员并激励他们,除此之外,管理项目最重要的事情就是获得正确的项目信息。
如果项目信息会误导项目中的每一个人,即便这个项目有一位经验丰富的项目经理和众多合格且训练有素的团队成员,他们最多只能成为优秀的“消防员”。
因为缺乏准确信息,他们无法在问题还很小的时候阻止问题的发生或者解决问题。换句话说,为了有效应对,即便是优秀的项目团队也需要正确的项目信息。
选择能够弥补项目经理或项目团队经验水平和记忆容量的项目管理工具,其重要性占据90%。其他事情也需要注意,尽管只占据10%的重要性,具体如下:
1. 易用性
2. 日程安排工具
3. 任务管理
4. 对外分享能力
5. 实时报告
6. 概览和图形报告
7. 安全性
8. 专业接口
9. 可定制性
2、保护项目数据完整性,确保员工诚实
确保员工诚实和保护项目数据完整性携手并进。
为什么许多项目在没有任何需求变更的情况下会突然从90%完成变成了变为80%、70%、60%甚至50%?原因正是项目数据完整性出现问题,官方数据没有反映实际情况。
项目数据完整性问题影响员工的诚信和职业道德,影响管理人员管理员工责任的能力,结果造成巨大的浪费和损失。
能够做到以上两点的项目管理工具8Manage PM是一个值得你信任的选择。它实行动态的业务管理,实时同步项目计划与执行,跟踪项目所有静态及动态信息,凭借真实准确和实时完整的数据发挥出最佳项目管理能力。
8Manage PM项目管理工具满足哪些条件?
1、功能匹配度高
8Manage PM对每个项目的进度、流程、成本、风险、质量等进行跟踪管理,支持对项目文档进行及时管理。
如果企业同时开展的项目比较多,8Manage PM也支持对多项目进行组合管理,以便项目管理者浏览各个项目的进展,提取同类项做一些统计分析等。
2、实时掌握项目进度
8Manage PM的工作分解结构可实时审计追踪每个项目活动或可交付成果。计划与执行始终自动连接在一起,通过数据实时同步更新,实时传递,所有的责任划分与执行状况清清楚楚,团队成员可以实时共享最新、最准确的项目进展情况。
3、商务与项目高效整合
8Manage PM以业务交付为核心,涵盖市场、销售、技术、实施、采购、售后、财务等多个业务部门的端到端全业务流程管理。
从售前立项阶段开始,经过售前跟进及报价后,与客户成功签订合同,可以在一个业务地图上看到当前的回款、项目负责人、周期、完工率、里程碑进展等情况。
系统提供业务项目、合同、项目和订单执行的多层级的、可逐层钻取追踪前因后果的实时信息视图。
同时,系统从运营损益角度为企业实时跟踪每个业务交付项目的收入、成本及实时损益,为企业管理者的运营管理提供决策支持。
4、责任划分与工作交付清楚明确
8Manage PM在整个项目的计划和执行过程中贯彻四眼原则,保持数据的完整和真实,防止人为作伪,确保任务和承诺的清晰。
承诺管理是8Manage系统中的核心要素,能够使承诺人明确自己的责任。
承诺管理的后果历史记录,可以使项目经理对不同干系人的承诺完成情况进行追踪监管,对他们的工作能力和完成情况进行判断,是分配项目责任的有力依据。
这种方式可让责任及承诺得到适当的加强。当有人更改其承诺时,8Manage会通知其他相关人员。
5、全自动化精准核算项目效益
业务项目与财务数据相关联,对项目的高层级活动和低层级活动进行预算和追踪,自动实时地从低层级向高层级汇集财务信息。
管理层可实时查看项目预算的内容、涉及人员和花费项报告,通过全自动和精细化的项目核算,有效控制和减少项目费用、人工成本、采购成本和维护成本的支出。
项目管理工具本身没有绝对的好坏之分,企业在选择项目管理工具时,应该更关注功能侧重和项目管理需求的匹配度,匹配度最高的项目管理工具才是最适合的。
8Manage PM最大优势是项目廉明管理和责任跟踪,能掌控人员的诚实度,适用于各类型项目管理,帮你在管理各项项目事务方面做到游刃有余。现在就来申请8Manage PM免费试用吧:http://www.8manage.cn/
