会议效率低下一直是职场人的普遍痛点。冗长的节奏，即兴的跑题，模糊的结论……我们一边埋怨着会议的无休无止、毫无产出，一边似乎也无计可施。高效的会议到底该如何打造？山东某金融控股集团也遇到了这样的烦恼，和华天动力OA的工程师们积极沟通后，通过会议模块的设置，有效解问题，提高了会议效率。
某金融控股集团有限公司主要从事资本运作及资产管理、股权投资及管理、互联网金融、信用担保和再担保、企业重组、并购咨询等经营业务。随着经营范围不断的扩大，经营业务不断的增多，管理层每天都需要通过会议的形式来指引和领导集团的发展，由于缺乏数字化的会议管理流程，存在以下痛点：
1、会议繁多，每天每个人可能会需要参加几个会议，时间容易冲突；
2、公司的分布在不同的城市地域，开会需要打破时间和空间的概念；
3、会议多，会议室需要专门的人去管理、编排会议的时间，经常容易出错，导致2个部门抢会议室，导致人力上的浪费；
4、会议没有完整的记录，无法完整的传达落实下去，造成管理资源的浪费。
华天动力OA的工程师们了解情况后，建立了数字化会议管理平台，优化了金融公司会议流程，顺利解决问题。
建立会议日历，会议内容明确
模糊的会议内容，往往导致低效的会议。金融集团由于会议较多，有些员工直到会议要开始了，才想起来要开会，导致匆匆开会，效率低下。华天动力协同OA系统会议管理模块，用户通过对会议日历的查看，可以一目了然的知晓在哪个时间段、哪个会议室有什么会议，并且提供了日、周、列表的查看方式，使查看画面更直观，更清晰。
对于组织会议的人预定会议室也非常方便，直观了解哪个会议室被占用了，也可以提前将被占用的会议室预定出来，待会议室空出后方可直接用此会议室发布会议，可实现有效的、合理的分配会议室资源。
二、实时回执查看，二维码签到
有时候会议通知发出去了，金融集团的管理者满怀激情准备开会，却发现参会的人寥寥无几，不免窝火，经了解，发现很多人根本没注意到开会通知。
华天动力协同OA系统会议管理，每项会议的发布都可由与会人员做出是否参会的回执，会议发起人可以根据回执情况做出相应的会议准备和调整，会议的回执信息实时、准确，为会议管理者提供了便利，会议新建时候还可以对会议参与人出差外出进行校验。如果碰到开大会，还可以支持内部人员、访客扫码签到，签到记录可存档、导出，这样大大提高了参会效率。
三、电子会议纪要，落实任务分配
会议的内容如果没有转换成文本，往往就会流于形式，开完就忘记了。会议纪要创建、传阅、转文档、转任务等功能让会议的精神得到快速的传播、会议的内容得到完整的保存、会议的工作得到有效的落实。在华天动力协同OA系统会议模块，会议纪要员可以在针对某个已经结束的会议建立会议纪要。只需要填写会议主题、类型、主办部门、会议时间、会议室、与会人员、发送纪要给哪些人、纪要内容、附件信息等内容发送给相应人员；在发送会议纪要时还可以选择发送会议纪要并转任务，此处为了方便需要落实工作的会议，在纪要发送的同时直接创建工作任务，进行工作分配，直接将会议决策决议的内容落实。
金融控股集团有限公司在使用华天OA的会议管理功能以后，行政部相关人员对华天的专业性给予一致好评，现运行的OA系统能够99%的按照公司原有业务模式运转，无论是在申请会议、会议的召开及会议纪要等各个环节，都完美的还原了其以前线下的管理方式，并且能在数据的准确性、管理的规范性、操作的便捷性上都为公司会议的顺利开展提供重要技术支撑。
