在后疫情时代,带来了数字经济的蓬勃发展,也让企业发展面对着更为复杂的不利因素。各大企业为了应对外部环境的变化,并在激烈的市场竞争抢占先机,开始拥抱数字化变革,从组织、管理、财务、业务、系统等方面梳理,推动传统业务的创新升级,加速完成数字化转型。数字化转型也成为2022年公司成长的关键驱动因素。
财务部门若想要在公司的业务升级中提供强劲的助推力,必须先自身完成数字化转型。因此,中国数码决定与百望云合作共同建设财务共享服务,主动出击推动财务数字化转型,继而为业务提供数据与策略的支撑,重新激活财务价值。
中国数码信息有限公司(文中简称“中国数码”)成立于1999年,是国内推进企业数字化转型的先行者之一,致力于OMO(ONLINE MERGE OFFLINE 线上线下融合)数字商务为核心,打造中国企业数字化服务生态圈,驱动中国的产业转型升级,让每个企业更简单、快捷的完成数字化转型。旗下主要企业包括中企动力、新网等,现已经在80多个城市开设了120家直属、分支机构,累计服务超过1500万企业及个人用户。
01 财务面临困境,数字化转型急不可待
中企动力是中国数码旗下的全资子公司,在全国设有80+家的子公司,财务人员分散全国,信息反馈不及时,沟通具有滞后性,导致公司总部对分公司的财务管理状况了解不全,容易引发公司的涉税风险。
另外,财务团队的成员每天要花费大量的时间在基础的工作上,如对外报账、员工报销等,依靠手工记账效率较低,也缺少对业务的深入理解。
所以,公司总部急需与分公司建立有效财务连接,提高工作效率并降低成本,让财务人员有时间、有机会深入到业务中,为公司提供战略支持,最大化呈现财务价值。
02 构建财务共享建设是财务转型第一步
基于以上考虑,公司总部的财务部门决定开始着手构建财务共享,而发票集中管理是其中的关键环节。因此,中国数码携手百望云,以纸电发票统一管理为基础升级数字化财务管理模式,推动业财税融合。
而发票管理的问题却由来已久:一是公司分支机构多,但没有专职的财务,每个机构都有自己的一套管理方法,制度不统一;二是发票管理失控,发票开具存在不规范、丢失、错开等问题;三是发票管理不透明,总部财务部并不清楚分支机构的发票情况,难以形成有效管理手段。
针对中国数码存在的痛点,百望云为其提供了发票数字化产品解决方案,达成“合规、准确、透明”的管理目标:
1、准确:打通业务系统,自动化开票更准确
百望云发票平台与中国数码的业务系统打通,实现了业财税数据的统一、标准化管理,自动将业务数据转为财务的开票数据,保证开票信息的准确性。同时,系统可实现三单匹配,根据预设的规则,将开票信息自动推送给分公司,分公司只需选择客户和金额简单的信息,即可自动开票,避免分公司错开、虚开发票,发票开具更准确便捷,帮助财务人员从繁琐的工作解脱出来。
2、合规:销项发票集中闭环管理,降低税务风险
通过百望云,总部财务对分公司进行预开票管理,提前给每个分公司分配预开票额度,若下月未做核销即取消额度,从而加强了对分公司发票的管控,提高了对规范开票的重视,提升公司总部对销项发票及相关业务的掌控能力,实时掌握销项发票开具情况,降低由不合规发票问题引起的税务风险。
3、透明:自动生成分析报表,加强数字化发票管控
百望云支持发票数据的自动汇总分析,提供集团视角的开票、用票相关统计和分析类报表,线上实时查看整个集团的发票开具情况,洞察企业的经营业务变化、监测总公司及分公司的营运情况,大幅提高了财务做表效率,加强了发票的数字化管控。
总体上,百望云帮助中国数码统一了业财数据,形成标准化的作业流程,发票管理更加合规、透明、准确。这不仅提高了财务人员的工作效率,降低财务成本,有效加强了税务风险的管理,并从核算型团队成功转型为战略性财务团队。更重要的是,升级财务管理模式,推动了部门与人员共同的财务数字化转型,能为公司的管理者提供决策信息和战略支撑。
若想避免业务与财务的脱节、总部与分支机构相互冲突的现象,财务共享模式成为企业财务数字化转型的战略选择之一,它能将分散化的财务工作集中到一体化的平台集中处理,加强总部与分支机构的协同,而发票的统一管理是基础且重要的环节。
百望云作为金四电子发票平台的建设者,已与中国石油、中国铁建、中国人寿、民生银行等行业领先企业达成合作,以发票数字化为切入点,全力打造企业发票数字化管理系统,提升企业发票管理水平及财务共享效率,降低涉税风险,重塑财务价值,助推企业财务数字化转型。
