就在刚刚过去的七月末,大多数公司都进行了月底结账工作。月底结账,对于各家企业来说都是一项庞大且繁杂的工程。对于财务人员而言,这更是一种竞赛般的考验,诸如企业总账、员工报销、催收客户款项等工作,都需要在月底短短几天内全部完成,这无疑是对财务工作能力提出了更高的要求。
其实,结账并非一个部门的事,应是全公司的事,而建立有规划的报销机制对于企业经营管理而言也极为重要。当然,对于那些未从事财务和业务口相关的人员来说,报销这件事大概率会成为他们月末最难战胜的关卡,因为不常经历,一旦上手操作,会发现处处皆难。月末的忙碌众所周知,因此报销可能会成为压垮他们的最后一根“稻草”。
01发票难齐
在核对发票的过程中,很多人总会发现发票少了几张。尤其是经常出差的人员,对于这种情况都十分熟悉,且深知此痛,机票、住宿发票找不到是常事。每逢遇到这类情况,除了联系客服索求电子发票外,就只能想办法找人帮忙寻求各种发票来凑数。
随着数字化经济的高速发展,推动了不少小微企业数智化转型的进程。再回看这类问题时,经常跑出差的人员无需再为发票找不齐而困扰,只要有手机,就能实现边出差、边报销。据了解,畅捷通好会计支持微信卡包、滴滴、邮箱等平台发票自动拉取,多达3600种费用票智能识别,火车票、机票、打车票等都能一键提取。票据多渠道轻松收集,并自动带有PDF文件,还能统一保管,防止丢失。
02流程难懂,工具难用
有不少人总单纯的认为报销很简单,但往往在操作报销时,才发现一窍不通。首当其冲,要先搞清楚复杂的报销流程,涉及交表、签字、盖章等环节的先后顺序。其次,要了解填报销单的相关规定,比如什么项目对应什么报销类别,需要区分清楚,稍不留神就会填错。经常填错的人员表示,填单难度与“垃圾分类”不相上下。
据了解,当下仍有不少企业内部使用Excel表格做报销单,但不少一线销售对于Excel的使用其实并不熟练,然而他们却需要长期通过这种方式进行报销,时常在做表时会遇到各种问题。往往研究半天还搞不定,最后只能求助于同事的模板来解决。一路操作下来不但耗时耗力,还会被人质疑工作能力。
上述这些烦恼,在借助智能化的工具后都将迎刃而解。据了解,畅捷通好会计可根据选择的票据智能生成报销单,无需再手工录入,操作简单便捷。且能有效帮助困扰无数职场人的贴票难题,无需手动贴票,票据自动挂接在报销单上,可直接作为附件提交财务。
03财务难“搞”
职场中不少员工都认为,即便完成了报销单填写,也不好过财务那关。其实,财务人员并非刻意刁难,只是对于他们而言,严谨行事是有效防范企业经营管理风险的最好办法。但在大量的票据单据面前,财务人员想要快速且无失误的处理也不是件易事。
据业内人士称,发票查验很难。通常财务需要登录发票查验平台,录入发票四要素,查验发票状态;然后再挑出假票、废票、红冲票退回给员工。整个流程下来繁琐且易出错。因此,想要告别这种繁琐的操作,大大提升财务人员的工作效能,就需要引入智能化的工具来辅助。据了解,畅捷通好会计支持发票自动验真,发票最新状态一键查询,假票、废票、红冲票、重复票,在员工提交时就能自动控制提醒。
其实,除了发票查验难外,报销审核也不易。财务需要先核对每张报销单金额与报销票据金额是否一致、每张报销单事项与票据事项是否一致,然后再单独审核电子发票原文件与报销单填写内容是否一致等。财务每查验一名报销人员的单据,都要花费大量时间走完整套流程,企业内的报销人员不在少数,可以想见这庞大的工程费时又费力。
综上情况,企业依然需要通过使用智能化的工具来提升财务管理效率。畅捷通好会计就具备智能审核功能。据了解,畅捷通好会计可实现报销票据自动生成报销单,金额、事项系统自动稽核,报销单改动还有智能提醒,提醒财务人员重点关注。
除发票查验、报销审核外,财务还需要根据预算进行费用管控,管控要求到人、到部门、到费用项目。而畅捷通好会计的智能管控功能则可以帮助财务人员提升在费用管控方面的工作效率。据了解,畅捷通好会计可以预先在系统里配置费用控制标准,员工在提交报销时,系统可以智能及时提醒。
在职场中,人人都免不了与费用报销发生交集。尤其是企业当中的财务人员和业务人员,而报销难题实现有效的解决都将不同程度的助力职场人提升工作效能。畅捷通好会计报销自动转凭证的功能,既能节省财务人员重复录入的时间,又保障了录入数据的一致性和正确性。只有支付凭证与审批过程相统一,才有助于管理者建立更清晰的数据认识,从而实现更为透视化的企业管理。
