中小企业团队承担商业项目会面临一定的挑战，尤其是IT项目，其成功开展更是需要技巧。从看似基础的软件更新到新技术合作伙伴的参与，或者统一通信系统的采用，无论项目的规模如何，结果都会对你的业务产生重大影响。执行不力的形式多种多样，可能会造成各种问题，从执行效率低下到引发更严重的后果等等。
尤其是技术的不断变化，给IT项目额外增添了风险因素。然而，采用正确的IT项目管理系统有助于消除成功完成这些项目所面临的许多障碍。本文将引导你完成正确使用项目管理系统管理一个IT项目所需的步骤。
第一阶段：定义
定义阶段看似非常基础，但可能是整个项目最重要的阶段。在这个初始阶段，你的企业正式定义讨论中的项目目的和项目范围。充分了解当前情况、用户和特定需求，对于正确启动IT项目至关重要。
第二阶段：策略
在明确定义新技术项目之后，可以制定完成该项目的战略计划。综合计划全面考虑成本、时间、风险（包括安全风险和网络风险）、沟通、培训和评估。对所有参与项目的团队成员来说，综合计划使整个过程更加顺利，即使过程涉及多个新技术解决方案的实施。
第三阶段：执行
有了明确的定义和适当的计划，执行阶段就能成为你的IT项目中最简单的方面。第三阶段涉及遵循战略计划，直至完成项目可交付成果。在项目执行过程中，定期沟通和更新有助于项目保持进度，防止在截止日期临近时出现意外情况。
第四阶段：评估
没有花时间审查项目的成败，就不该结束项目。IT项目的评估阶段应包含确定项目目标是否已经实现，识别进展顺利的方面和能够改进的方面。这个阶段不仅提供关于刚结束项目的见解，而且反馈还有助于未来IT项目的改进。受影响系统的审查已经就位，甚至还会揭示发展和提高效率的新机会。
第五阶段：结论
根据性质，你的IT项目可能是一项持续不断的活动，需要不断对其进行评估和改进，例如使用跟踪和分析软件。即使在这些情况下，也应给出初步实施项目的正式结论。这个阶段是关闭项目已完成部分并认可团队成员贡献的时机。
无论项目规模如何，全面跟踪项目管理各个阶段对于成功完成IT项目至关重要，利用技术优势则可以帮你达成目标。8MSaaS PM项目管理系统具备关于软件项目经理和团队成员应该做什么的内在知识，能够指导项目团队做正确的事。
项目经理可以使用8MSaaS PM对项目成本、人员、进度、质量、风险和文档等进行分析、管理和控制的一系列活动。
1、保持对项目进度的跟踪
8MSaaS PM自动实时跟踪记录项目状态，能够实时了解项目绩效，自动监测问题与风险，高亮异常情况。其最大的特点是能与业务连通，不仅与销售，合同，采购连通，还与业务的成本及收入连通。
2、项目成本控制在计划之内
8MSaaS PM支持项目管理会计的功能，提供多层次的预算、实际收入和费用的实时跟踪功能，让财务信息在机构、合同及项目间保持一致，不出现偏差。
3、妥善处理需求变动
8MSaaS PM动态更新的项目执行情况，帮助项目经理做好变更控制，减轻项目变更或新需求对项目进度的影响。任一需求信息更改，其它相关信息自动同步更新，并通知相关人员。
4、合理分配项目资源
8MSaaS PM可帮助你确定项目利害关系者及权限，并自动跟踪团队成员的每个项目计划与实际工作量。系统的资源功能可按照区域、部门、项目以及活动进行资源的查找、申请、分配并跟踪所有资源的使用情况，并且提供各种资源计划与使用报表，让项目资料分配情况一目了然。
5、保证项目质量
8MSaaS PM项目管理工具可自动检查内部和外部可交付成果的状态，并从数据中预测出项目周期内所有检查过和未检查过的可交付成果的数目。然后，通过制定质量控制规则、内部评审和验收规则等内部过程规范来帮助控制可交付成果的质量。
说到底，中小企业想要做好IT项目管理，就要实现项目干系人的需求和愿望。项目经理应善用技术优势，借助项目管理系统在实践中解决问题，提高项目团队应付各种变化的能力，使项目管理工作越做越好。
